Politica de confidențialitate

BT Broker de Asigurare S.R.L., cu sediul în București, sector 2, Str. Gara Herăstrău, Nr. 4, Clădirea Green Court, Etaj 4, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2004014402405, Cod Unic de Înregistrare 16741957, e-mail:office@btbroker.ro, este operatorul care vă prelucrează datele. 

Pentru a ne sprijini în activitatea noastră de prelucrare și protecție adecvată a datelor personale, am desemnat un responsabil cu protecția datelor (“DPO”), care poate fi contactat prin mesaj trimis la: adresa de e-mail dpo@btbroker.ro sau la sediul BT Broker, cu mențiunea „în atenția DPO”. 

BT Broker este parte a Grupului Financiar BT, care are următoarea componență: Banca Transilvania S.A. (“BT”) - societatea-mamă - împreună cu entitățile controlate de aceasta (subsidiare/afiliați BT): BT Microfinanțare IFN SA („BT Mic”), BT Asset Management S.A.I. S.A., („BTAM”), BT Leasing Transilvania IFN S.A. („BTL”), BT Direct IFN S.A. („BTD”), BT Capital Partners S.S.I.F. S.A.(„BTCP”), BT Pensii Societate de Administrare a Fondurilor de Pensii Facultative SA („BT Pensii”), Salt Bank, Victoria Bank, BT Leasing Moldova, BT Pensia Noastra („BT Pensia Noastra”), BT Broker de Asigurare S.R.L., Inno Investments S.A.I. S.A., Improvement Credit Collection SRL („ICC”), BT Building S.R.L., BT Investments S.R.L., Fundația Clubul Întreprinzătorului Român („BT Club”), Fundația Clujul are Suflet și alte entități care este posibil să se alăture acestui grup în viitor. 

Când prelucrăm datele personale în calitate de operator asociat cu alte entități (ex. unii asigurători sau entități din Grupul BT), am încheiat cu acestea acorduri pentru asigurarea protecției adecvate pentru prelucrarea datelor și pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate. 

Aveți calitatea de persoană vizată de prelucrarea datelor personale, dacă sunteți: client BT Broker: când aplicați pentru a deveni client sau când sunteți client persoană fizică sau profesionist individual (ex. P.F.A., Întreprindere individuală, forme individuale de exercitare a unor profesii liberale), reprezentant, beneficiar real al unui client persoană fizică, profesionist sau persoană juridică; semnatar și/sau persoană de contact din partea partenerilor contractuali ai BT Broker sau din partea unor instituții/autorități; candidat pentru posturi, stagii de practică sau internship la BT Broker; petiționar, când ne adresați cereri/sesizări/reclamații; un terț ale cărui date le prelucrăm în afara unei relații directe cu BT Broker (ex. ne trimiteți petiții, sunteți șofer al unui vehicul implicat într-un eveniment asigurat). 

1. În temeiul încheierii/executării unui contract cu persoana vizată (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR), prelucrăm datele, după caz, pentru: (i) identificarea nevoii de asigurare și consultanță în asigurări; (ii) obținerea și emiterea ofertelor de asigurare; (iii) încheierea, administrarea și modificarea contractelor de asigurare; (iv) evaluarea riscurilor și efectuarea inspecțiilor de risc; (v) emiterea facturilor și deconturilor; asistență pe durata contractului și în caz de daună; (vi) monitorizarea plăților și gestionarea dosarelor de daună; (vii) îndeplinirea obligațiilor și exercitarea drepturilor noastre din contractul de brokeraj. 

2. Pentru respectarea obligațiilor legale instituite în sarcina BT Broker (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR), prelucrăm datele personale pentru: (i) evaluarea nevoilor clientului (Legea 236/2018 și Norma ASF 22/2021); 

(ii) raportări către autorități (ASF, ANAF, ANPC, ANSPDCP, ONPCSB etc.); (iii) luarea de măsuri/furnizarea de informații sau răspunsuri la cererile/sesizările/reclamațiile de orice natură adresate către BT Broker de orice persoană, inclusiv de autorități sau instituții (ex. gestionarea solicitărilor și reclamațiilor referitoare la activitatea noastră ca broker de asigurare conform Normei ASF 24/2014, gestionarea cererilor de exercitare a drepturilor privind prelucrarea datelor personale conform GDPR); (iv) ținerea evidențelor contabile (Legea 82/1991); (v) evaluarea riscurilor IT (Norma ASF 4/2018); (vi) aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei în scopul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului (Legea 129/2019, OUG nr. 202/2008, Ordinul ASF nr. 13/2009), caz în care datele se prelucrează și în temeiul necesității de a duce la îndeplinire măsuri stabilite în interesul public (art. 6 alin. 1 lit. e GDPR); (vii) raportări legale în cadrul Grupului BT; (viii) efectuarea controalelor de risc asupra procedurilor și proceselor BT Broker, precum și realizarea activităților de audit sau investigații, inclusiv pentru prevenirea și gestionarea conflictelor de interese; (ix) încheierea/semnarea contractelor cu partenerii contractuali ai BT Broker; (x) alte obligații legale ale BT Broker, cum ar fi inclusiv cele necesare pentru aducerea la îndeplinire a scopurilor prelucării menționate la pct. 1 de mai sus. 

3. Pentru aducerea la îndeplinire a intereselor legitime ale BT Broker sau ale unor terțe părți (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), prelucrăm date personale pentru: (i) raportări interne în cadrul Grupului BT (altele decât cele pentru care avem obligații legale); (ii) efectuarea de analize interne (inclusiv statistice), atât cu privire la produse/servicii, cât și cu privire la portofoliul și profilul de clienți, efectuarea de studii de piață, analize ale părerilor clienților cu privire la produsele/serviciile/angajații BT Broker; (iii) prevenirea fraudelor; (iv) apărarea, inclusiv în justiție, a drepturilor și intereselor noastre legitime; (v) dovedirea cererilor/acordurilor/opțiunilor cu privire la anumite aspecte solicitate/discutate/agreate, prin consemnarea aspectelor discutate; (vi) informarea clienților BT Broker în legatură cu produsele solicitate/contractate sau solicitarea opiniei acestora despre aceste produse; (vii) dezvoltarea și testarea produselor/serviciilor BT Broker; (viii) arhivarea în format fizic/electronic a documentelor/infomațiilor, inclusiv copii de siguranță (back-up); (ix) realizarea de servicii de registratură/secretariat cu privire la corespondența expediată/primită de BT Broker; (x) asigurarea securității sistemelor informatice utilizate de BT Broker și a spațiilor fizice în care ne desfășurăm activitatea; (xi) administrarea eficientă a activității BT Broker; (xii) recrutare pentru posturi disponibile la BT Broker (pentru candidați); (xiii) comunicarea cu persoanele de contact ale partenerilor noștri contractuali, pentru buna derulare a relației de afaceri. 

4. În baza consimțământului dvs (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), exprimat la BT Broker sau, după caz, la alte entități din Grupul Financiar BT, vă prelucrăm datele personale pentru: (i) transmiterea de mesaje publicitare/comunicări comerciale; (ii) recrutare pentru posturi care ar putea deveni disponibile în viitor la BT Broker. 

În funcție de scopul și temeiul legal în care vă prelucrăm datele, refuzul ca acestea să vă fie prelucrate are consecințe diferite, după cum urmează: (i) dacă legea ne impune să vă prelucrăm datele sau dacă acestea sunt necesare pentru încheierea/derularea contractului dvs cu BT Broker, refuzul prelucrării poate împiedica inițierea sau continuarea relației cu noi; (ii) când prelucrarea datelor are la bază interesele legitime ale noastre sau ale unor terți (ex. comunicări de interes general pentru clienți sau pentru evaluarea serviciilor BT Broker), vă puteți opune prelucrării, din motive legate de situația dvs particulară. Vom analiza cererea și, dacă nu există un interes superior care să justifice continuarea prelucrării, o vom respecta; (iii) când prelucrarea se bazează pe acordul/consimțământul dvs (ex. marketing), vi-l puteți retrage oricând. Retragerea acordului nu afectează prelucrările anterioare. Refuzul acordării consimțământului pentru marketing nu vă afectează calitatea de client, dar poate limita accesul la oferte sau promoții. 

În funcție de calitatea în care interacționați cu noi într-un anumit context, vă prelucrăm datele doar dacă este nevoie și strict cele necesare pentru atingerea scopului prelucrării, din următoarele categorii: (i) date de identificare - nume, prenume, pseudonim, data și locul nașterii, cetățenia, adresa de domiciliu, rezidența fiscală, CNP sau NIF, seria/numărul și alte detalii din actul de identitate, inclusiv copia acestuia, imaginea, semnatura olografă sau electronică; (ii) date de contact - adresa de corespondență, număr de telefon, adresă de e-mail; (iii) date profesionale - ocupația, angajatorul ori natura activității proprii, calitatea de persoană expusă public (PEP) și, în acest caz, inclusiv funcția publică importantă deținută; (iv) informații despre situaţia familială – dacă solicitați asigurare și pentru membri ai familiei dvs sau dacă sunteți membru de familie al unei PEP; (v) informații despre situaţia economică şi financiară - date privind bunurile deţinute/aflate în proprietate, sursa averii – dacă sunteți PEP; (vi) date despre/în legătură cu produsele de asigurare solicitate/contractate - informații despre scopul și natura relației de afaceri/contractuale cu BT Broker, sursa/destinația fondurilor folosite în cadrul relației contractuale, tipul de produse/servicii pentru care ați solicitat oferte de asigurare și Asigurătorii de la care vi s-au prezentat/ați ales oferte, perioada contractuală, date despre conturi/carduri bancare din/prin care achitați asigurarea; (vii) informații referitoare la activitatea frauduloasă sau potențial frauduloasă - datele privind sancțiuni internaționale, informații din adrese prin care diverse autorități ne pot solicita informații despre dvs; (viii) identificatori - precum, dar fără a se limita la: codul de client, numere de contracte, adrese IP, identificatori și alte detalii ale dispozitivelor pe care le folosiți în medii online pe care le oferim; (ix) date privind starea de sănătate – dacă sunt necesare în procesul de contractare a asigurării, atunci când sunt colectate de noi în calitate de operator (inclusiv operator asociat) cu Asigurătorii. 

De regulă, datele personale pe care le prelucrăm sunt colectate direct de la dvs (ex. prin formularul de analiză a cerințelor și necesităților clienților - DNT, mandatul de brokeraj, alte documente precontractuale/contractuale, prin exprimarea interesului/aplicarea pentru anumite produse, prin intermediul solicitărilor/comunicărilor transmise). 

Când datele dvs sunt colectate din alte surse, acestea sunt, după caz: (i) alți clienți BT Broker (ex. datele unui beneficiar real sau ale unui șofer ne sunt furnizate de reprezentul legal al unui client persoană juridică, datele unei rude ale clientului pentru care emitem oferte de asigurare ne sunt furnizate de acesta); (ii) petiționari (ex. persoane care trimit petiții prin care reclamă că folosesc date de contact declarate la BT Broker de dvs); (iii) autorități și instituții publice (ex. instanțe de judecată, parchete, poliție, ASF, ANPC, ANSPDCP), (iv) executori judecatorești, (v) notari, (vi) avocați; (vii) alte entități ale Grupului Financiar BT, în scopuri determinate și legitime, în general pentru buna desfășurare a activității financiare/economice și pentru îndeplinirea cerințelor legale aferente supravegherii pe baza consolidată a Grupului BT; (viii) surse publice, precum dar fără a se limita la: Oficiul Național al Registrului Comerțului (O.N.R.C.), portalul instanțelor de judecată (portaljust), social media, platforme de recrutare etc.; (ix) furnizori de baze de date care agregă date din surse publice și private; (x) parteneri contractuali ai BT Broker (ex. date ale reprezentanților și persoanelor de contact ale partenerilor contractuali). 

Atunci când este necesar pentru îndeplinirea scopurilor în care sunt prelucrate, datele personale pe care BT Broker le prelucrează sunt dezvăluite/tranferate, în conformitate cu prevederile GDPR, către următoarele categorii de destinatari (după caz): (i) reprezentanți ai persoanelor vizate; (ii) alte entități din cadrul Grupului Financiar BT; (iii) asigurători, reasigurători, asistenți și asistenți auxiliari; (iv) persoane desemnate ca asigurați și/sau beneficiari ai asigurării; (v) parteneri contractuali (prestatori de servicii) ai BT Broker, precum, dar fără a se limita la prestatori/furnizori de: parteneri implicați în emiterea ofertelor de asigurare și/sau în intermedierea asigurării, prestatori de servicii de emitere certificate digitale (pentru aplicarea semnăturii electronice), servicii IT (mentenanță, implementare, suport, cloud), servicii de arhivare în format fizic și/sau electronic, servicii de curierat, servicii de audit, consultanță, contabilitate, avocați, servicii de studii/cercetare de piață, servicii de transmitere de e-mail/SMS/telefonie, servicii de marketing, alte servicii prestate de furnizori către care BT Broker a exeternalizat activități; (vi) autorități și instituții publice (ex. instanțe de judecată, organe de cercetare penală, ASF, ANAF, ONPCSB, alte asemenea entități către care avem obligația legală sau interesul legitim să transmitem date). 

Dacă destinatarii datelor sunt situați în afara Spațiului Economic European (SEE), vom transfera datelor către aceștia doar dacă este îndeplinită una dintre următoarele condiții: (i) Comisia Europeană a decis că țara respectivă asigură un nivel adecvat de protecție a datelor; (ii) există garanții adecvate, conform art. 46 din GDPR (ex. clauze contractuale standard, reguli corporatiste obligatorii); (iii) se aplică o derogare specifică, conform art. 49 din GDPR (ex. consimțământ explicit, executarea unui contract, interes public major). În toate cazurile, ne asigurăm că transferul respectă cerințele legale și că drepturile vă sunt protejate. 

Dacă sunteți clientul nostru, vom stoca datele dvs. personale pe durata mandatului de brokeraj și/sau contractului de asigurare și după încetarea acestora, pe perioada de păstrare prevăzută de  legislația aplicabilă sau, după caz, stabilită de noi și indicată in nomenclatorul arhivistic al BT Broker avizat de Arhivele Naționale ale României. 

În situația în care nu ați optat pentru nicio ofertă de asigurare, datele dvs. vor fi păstrate 3 ani, în vederea conservării dreptului nostru la apărare. 

Daca ne trimiteți cereri/solicitări/reclamații (petiții), pentru a dovedi că am formulat și transmis răspunsuri la acestea, datele aferente acestora vor fi păstrate pe perioada relației contractuale cu BT Broker la care se adaugă 3 ani (termen legal de prescripție), pentru clientii BT Broker, respectiv pentru 3 ani de la expedierea răspunsului, în cazul petiționarilor care nu sunt clienți. 

Datele candidaților vor fi păstrate până la finalul procesului de recrutare pentru postul pentru care au aplicat sau, dacă a dorit să fie contactati și pentru alte posturi BT Broker care li s-ar potrivi, datele vor fi păstrate pentru 1 an. Acest termen poate fi prelungit cu acordul candidatului. Datele candidaților BT Broker care devin angajați supun termenelor de păstrare pentru datele angajaților, prevăzute în informarea dedicată acestora. 

Orice alte date personale prelucrate de BT Broker în scopuri indicate în această Politică de confidențialitate vor fi păstrate pentru perioada necesară aducerii la îndeplinire a scopurilor pentru care au fost colectate. 

În unele circumstanțe, numai cu respectarea prevederilor GDPR, BT Broker utilizează procesele decizionale automatizate asupra datelor personale, inclusiv ca urmare a creării unor profiluri. 

Acestea sunt decizii luate de BT Broker în baza unor prelucrări automate a datelor personale, cu sau fără intervenția unui factor uman, și care pot produce efecte juridice și/sau pot afecta persoanele vizate în mod similar, într-o măsură semnificativă. 

Asemenea prelucrări se realizează pentru: (i) evaluarea riscului de asigurare conform prevederilor legale, (ii) aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei în scopul prevenirii și combaterii spălării banilor și al finanțării terorismului (inclusiv pentru punerea în aplicare a sancțiunilor internaționale), (iii) transmiterea de mesaje de marketing personalizate, dacă v-ați exprimat acordul pentru prelucrarea datelor în acest scop 

În conformitate cu prevederile GDPR, în cazul în care sunteți supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv profilare, aveți dreptul de a solicita intervenția umană, de a vă exprima punctul de vedere și de a contesta decizia. BT Broker se asigură că aceste drepturi pot fi exercitate în mod facil și transparent. 

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în legătură cu datele dvs: (i) dreptul de acces – puteți solicita confirmarea că vă prelucrăm datele și puteți obține o copie a acestora; (ii) dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete; (iii) dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în anumite situații, puteți obține ștergerea datelor; (iv) dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita limitarea prelucrării în anumite condiții; (v) dreptul la opoziție – vă puteți opune prelucrării datelor în temeiul interesului legitim sau în scop de marketing direct; (vi) dreptul la portabilitatea datelor – puteți solicita transmiterea datelor către dvs sau către un alt operator, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat; (vii) dreptul de a vă retrage consimțământul – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare; (viii) dreptul de a vă opune luării unor decizii bazate pe prelucrarea exclusiv automatizată a datelor, de a contesta decizia și de a solicita intervenția umană; (ix) dreptul de a depune o plângere – puteți adresa o plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). 

Dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi la BT Broker, vă rugăm să utilizați datele de contact ale DPO: e-mail dpo@btbroker.ro sau sediul BT Broker, cu mențiunea „în atenția DPO”